Pedidos e insistências

Um processo é o gabinete a entregar à Secretária um conjunto de documentos em falta: ela pede-os ao cliente e insiste, segundo o calendário de insistências, até chegarem ou até ao dia limite dos documentos. Cada cliente tem um processo de cada vez.

Iniciar processo

O botão Iniciar processo está no separador Pendências do cliente, na linha do cliente em Clientes que precisam de atenção no painel, no cartão do cliente em Clientes e em Comunicações. Com um processo a correr, passa a dizer Adicionar ao processo.

O que o processo pede depende de onde se carrega:

Nas pendências, os documentos em aberto da janela que a tabela mostra - o período escolhido no seletor, um intervalo de dias, ou Tudo.
Com documentos selecionados nas caixas da tabela, só esses - ver Documento a documento.
No painel, em Clientes e em Comunicações, tudo o que o cliente tem em aberto.

O clique não envia nada: abre um diálogo com a lista dos documentos que vão ser pedidos, e pergunta quando sai o primeiro email.

Botão	O que faz
`Enviar já`	O primeiro email sai agora.
`Esperar pelo próximo envio`	O primeiro email sai no próximo envio do calendário - o diálogo diz quando: Se esperar, o email sai …

O diálogo diz também até quando o processo vai insistir: Insiste até ao dia limite dos documentos: DD/MM/AAAA. Se o próximo envio do calendário já passasse esse dia, esperar não é possível e só resta Enviar já.

Cada email do processo:

Vai para o contacto principal do cliente - cada um dos marcados como principal (um email para cada pessoa) ou, sem nenhum marcado, o primeiro por nome que tenha email. Um contacto Não contactar nunca recebe. Ver Contactos.
Usa o modelo do cliente, o modelo por omissão do gabinete ou o texto simples do sistema, por esta ordem. Ver Qual modelo é usado.
Lista os documentos do processo que continuam em falta - o que entretanto chegou já não é pedido.

Tudo fica registado em Histórico e na auditoria. É apresentada a mensagem Pedido enviado, ou, quando se escolhe esperar, Processo iniciado. O primeiro email sai …. Se não for possível, o motivo é dito: Não há documentos em falta para pedir., O cliente não tem nenhum contacto com email., ou Este cliente já tem um processo a decorrer.

Quando o dia limite já passou

Se o período escolhido já passou o seu dia limite, o diálogo avisa - O dia limite deste período (DD/MM/AAAA) já passou. - e pergunta o que fazer:

Só este email - sai um email, e mais nenhum.
Insistir até DD/MM/AAAA - o processo corre até ao próximo dia limite que ainda está por vir.

Um intervalo de dias ou Tudo não tem dia limite próprio: o processo corre até ao próximo dia limite ainda por vir.

O dia limite fica fixo quando o processo começa. Mudar depois o dia limite do gabinete ou do cliente não mexe num processo que já está a correr.

Enquanto o processo corre

No separador Pendências, uma faixa por cima dos filtros diz como está o processo: Processo em curso, e por baixo Próximo envio a DD/MM/AAAA às HH:MM · N documentos acompanhados · termina a DD/MM/AAAA. À direita ficam Cancelar processo e Adicionar ao processo. Sem processo, a faixa diz Sem processo em curso e mostra só Iniciar processo. É o único sítio da ficha onde o processo se vê e se cancela.

Com Envio automático de email ligado, cada insistência sai na data marcada sem ninguém fazer nada. Desligado, nada sai sozinho: depois do primeiro email o processo fica sem próximo envio, e o cliente acaba em Comunicações quando o silêncio passar a cadência.

Documento a documento

Cada pendência pedida no processo em curso tem, ao lado do estado, a marca Em acompanhamento. Na linha, o botão do sino:

Acompanhar - junta esse documento ao processo. Abre o mesmo diálogo; sem processo a correr, inicia um só com esse documento.
Deixar de acompanhar - tira-o do processo: as insistências seguintes deixam de o pedir.

Para vários de uma vez, marque as caixas à esquerda das linhas. Aparece uma barra - N selecionados - com Iniciar processo (N) ou Adicionar ao processo (N), Deixar de acompanhar (N) e Limpar seleção.

O filtro Acompanhamento mostra só os Em acompanhamento ou só os Fora do processo. Tirar o último documento do processo termina-o.

Adicionar ao processo

Com um processo a correr, carregar em Adicionar ao processo na janela de outro período junta-lhe os documentos em aberto dessa janela. O diálogo mostra o que entra - os que já estavam no processo aparecem como Já acompanhado - e pergunta o mesmo:

Enviar já - sai já um email com a lista toda, e o calendário volta a contar a partir desse envio.
Esperar pelo próximo envio - os documentos novos seguem no próximo envio, na data que já estava marcada.

O dia limite do processo não muda.

Documentos novos que entram na lista - por sincronização, importação de ficheiro ou à mão - juntam-se sozinhos ao processo em curso quando a data deles cai na janela para que o processo foi iniciado, ou quando não têm data. Os outros ficam Fora do processo até alguém os juntar. Um documento que alguém retirou do processo não volta a entrar sozinho.

Cancelar

Cancelar processo pede confirmação: Não sai mais nenhum email deste processo. Os documentos continuam em falta e pode iniciar outro processo quando quiser. As pendências ficam como estão, e o Envio automático de email do cliente não muda. Um primeiro email retido à espera de aprovação é recusado.

Como o processo termina

Fim	Quando
Não falta nada	O último documento do processo deixa de estar `Pendente` - por email lido, por sincronização, à mão. Nenhuma insistência marcada sai.
Dia limite	O próximo envio cairia depois do dia limite dos documentos. O processo fecha logo a seguir ao último envio que cabe; um envio no próprio dia limite ainda sai.
Cancelado	Alguém carregou em `Cancelar processo`, ou rejeitou o email retido. Fica na auditoria.
Sem documentos	Alguém tirou do processo o último documento.
Sem contacto	O cliente ficou sem nenhum contacto com email que se possa usar.

Uma resposta sem documentos não termina o processo. Aparece no histórico e muda a coluna Resposta do painel para Respondeu - mas as insistências continuam até os documentos chegarem.

Quando o processo termina com documentos em falta

Um processo que chega ao dia limite com documentos por entregar deixa o cliente sem ninguém a insistir, com o prazo à porta. A Secretária não o deixa passar em silêncio:

Painel - é a primeira linha de O que precisa de fazer agora: Cliente: o processo terminou sem os documentos todos, com N documentos em falta · dia limite DD/MM/AAAA e Abrir cliente. Com vários clientes, uma linha só - N clientes sem mais insistências antes do prazo - que leva a Comunicações.
Prazo - o cliente fica pelo menos Em risco, ou Fora de prazo se o prazo já passou, onde quer que o risco do prazo apareça.
Comunicações - entra logo na lista, com o motivo Processo terminou antes do prazo - N envios sem resposta, sem esperar pela cadência de silêncio.
Email - quem iniciou o processo e o responsável do cliente recebem Processo terminado: cliente tem documentos em falta, a dizer que o próximo envio passaria o dia limite, quantos documentos faltam, e o link para o cliente.
Resumo semanal - à segunda-feira, N clientes sem mais insistências antes do prazo, com documentos em falta:, seguido dos nomes.
Ficha do cliente - no separador Pendências, o aviso O processo terminou: o próximo envio passaria o dia limite dos documentos (DD/MM/AAAA). Continuam em falta N documentos.

Um processo de Só este email que deixe documentos em falta é tratado da mesma maneira. Tudo isto desaparece sozinho quando se inicia um processo novo ou quando os documentos chegam.