Periodicidade e cadência
Duas coisas distintas, muitas vezes confundidas:
- Periodicidade é o tamanho do período do cliente — mês ou trimestre. Define o que a sincronização lê e o que um pedido cobre.
- Cadência é o ritmo das insistências dentro de um ciclo — de quantos em quantos dias, quantas vezes, para quem.
Periodicidade
Seção intitulada “Periodicidade”No separador Definições do cliente, depois de escolher o Software, aparece Período de sincronização: Mensal ou Trimestral.
A sincronização de empresas preenche-o sozinha a partir da ficha da empresa (Entrega de IVA: a cada 3 meses → trimestral). Mude-o à mão se a ficha estiver errada.
Cadência — a regra base do gabinete
Seção intitulada “Cadência — a regra base do gabinete”Em Definições → Envio de emails:
| Campo | Efeito |
|---|---|
| Recorrência de lembretes (dias) | Espera entre um envio e o seguinte. |
| Insistências máximas | Quantas insistências depois do primeiro pedido. Zero = pede uma vez e pára. |
Com 7 dias e 3 insistências, um ciclo é: pedido hoje, insistência ao 7.º dia, ao 14.º e ao 21.º; depois pára. Cada envio vai para o contacto principal.
Cadência — por cliente
Seção intitulada “Cadência — por cliente”No separador Definições do cliente:
- Envio automático de email — ligado, as insistências saem sozinhas na data marcada. Desligado, nada sai sem alguém carregar em Enviar pedido. Útil para clientes delicados.
- Intervalo de lembretes (dias) — a recorrência só deste cliente. Vazio segue a do gabinete.
- Modelo de email — o modelo só deste cliente.
- Plano de insistências — desligue Usar a regra do gabinete para escrever um plano próprio.
O plano de insistências
Seção intitulada “O plano de insistências”Até sete passos. Cada passo diz:
| Campo | Opções |
|---|---|
| Esperar (dias) | Dias desde o envio anterior. Zero no primeiro passo = enviado de imediato. |
| Destinatários | Contacto principal, Todos os contactos ou Contactos escolhidos |
| Modelo | Um modelo concreto, ou O do cliente ou do gabinete |
| Repetir até não faltarem documentos | Este passo volta a sair a cada X dias enquanto houver pendências; os passos seguintes deixam de ser usados. |
Um plano típico de escalada:
- Passo 1 — imediato, contacto principal, modelo cordial.
- Passo 2 — 7 dias, contacto principal, modelo cordial.
- Passo 3 — 7 dias, todos os contactos, modelo direto.
- Passo 4 — 14 dias, todos os contactos, modelo direto, repetir.
O que pára um ciclo
Seção intitulada “O que pára um ciclo”- Não faltar nada. Assim que a última pendência do período deixa de estar Pendente, o ciclo fecha e nenhuma insistência sai — mesmo que estivesse marcada para daqui a uma hora.
- O plano acabar. Depois do último passo (sem Repetir), o ciclo fecha. Aparece no histórico como O plano chegou ao fim.
- Alguém o parar. No separador Definições do cliente, secção do seguimento em curso, Parar seguimento.
Uma resposta sem documentos não pára nada: um cliente que responde “vou enviar” e não envia continua a ser lembrado. É deliberado.