Por identificar

A Secretária lê a caixa de correio a cada poucos minutos, e só o correio de quem conhece: contactos dos clientes e membros do gabinete. O que consegue ligar a um cliente fica no histórico desse cliente. O que precisa de uma pessoa - um anexo por arquivar, uma mensagem que não sabe de que cliente é - vem também para Por identificar.

O ecrã tem duas colunas: à esquerda a lista de emails com documentos, à direita a mensagem escolhida - remetente, data, corpo e anexos - com os botões que decidem o que lhe acontece.

Porque uma mensagem cai aqui

• Não está ligada a nenhum pedido. O remetente é contacto de um cliente, mas o cliente ainda não tem nenhum pedido enviado a que a mensagem pertença.
• Traz anexos por arquivar. Mesmo uma resposta a um pedido aparece aqui enquanto tiver um anexo que não fechou nenhuma pendência.
• Foi reencaminhada por alguém do gabinete. Um colega recebeu os documentos no seu email e reencaminhou-os para a caixa. Aparece como Do gabinete, com o nome de quem reencaminhou.
• Falhou a autenticação. DKIM/SPF falhou: o servidor não confirma que o email vem de quem diz. Por prudência, os anexos destas mensagens nunca fecham pendências sozinhos - a mensagem requer revisão manual. No histórico do cliente aparece com a mesma marca.

Uma resposta de um contacto a um pedido já enviado, sem anexos ou com todos os anexos lidos e associados, não passa por aqui: fica só no histórico do cliente.

Um remetente desconhecido - nem membro do gabinete nem contacto de um cliente - nunca chega aqui: a mensagem é descartada à entrada, antes de qualquer outra regra, mesmo quando responde a um pedido. Ver Por onde entram as respostas.

Uma mensagem cujas faturas foram todas lidas e casaram com pendências aparece com Associado automaticamente: o processamento está concluído e resta apenas arquivar a mensagem.

Arquivar documentos

Para uma mensagem com anexos que entregam documentos:

1. Com a mensagem aberta à direita, Arquivar documentos.

   

2. Escolha o cliente. Só depois aparece o que lhe falta.

3. Para cada documento, diga que pendência é que ele fecha. Um documento que só a IA conseguiu ler já vem com a pendência escolhida e a nota Sugerido pela IA — confirme antes de arquivar: confirme-a (ou troque-a) olhando para o ficheiro.

4. Arquivar documentos.

A pergunta é por documento, não por mensagem. Um único ficheiro PDF pode conter vários documentos, que devem ser associados individualmente às respetivas pendências. O que a Secretária já leu e associou sozinha (Lido e detetado na mensagem) não aparece no diálogo - a associação já está feita e não necessita de nova intervenção. Se todos os documentos foram detetados, basta arquivar.

Um documento que não fecha nada deixa-se em Nenhuma - não foi usado. Não é o mesmo que não responder: é dizer que se olhou e não servia - e é o que mantém o histórico do cliente honesto sobre o que chegou e serviu.

O que ficou associado passa a Recebida e deixa de ser pedido nas insistências seguintes; a mensagem e os anexos passam para o histórico do cliente; a linha sai de Por identificar.

Nota

Uma mensagem sem anexos não tem documentos para atribuir, e nesse caso o diálogo volta à lista simples: marque as pendências que o cliente entregou por outra via.

Associar a cliente

Para uma mensagem sem anexos úteis - uma pergunta, um “vou enviar amanhã” - Associar a cliente liga-a ao cliente certo sem fechar nada. Fica no histórico como Recebido e conta como resposta no painel.

Marcar como revisto

Para o que não é de cliente nenhum - publicidade, um email perdido - Marcar como revisto. Sai da lista e fica registado que alguém viu.

Reprocessar ficheiros

Reprocessar ficheiros volta a ler todos os anexos por associar. Útil depois de criar as pendências que faltavam: um ficheiro que chegou antes da pendência existir encontra-a agora.

O que uma pessoa atribuiu à mão nunca é apagado por um reprocessamento - não há leitura que volte a descobrir a que pendência pertence uma certidão.

Sincronizar emails

A leitura da caixa é automática; Próxima verificação em N diz quando. Sincronizar emails não espera.

Nota

A leitura das faturas tenta três coisas por ordem: o código QR da fatura (o mais fiável), o ATCUD no texto do PDF, e por fim OCR da imagem. Uma fatura que casa com uma pendência pelo número do documento ou pelo ATCUD fecha-a sozinha; se houver dúvida - dois candidatos - não fecha nada e a mensagem vem para aqui. Quando nenhuma das três lê a fatura, a IA lê a página e propõe a pendência - nunca a fecha sozinha: só fecha quando alguém carrega em Arquivar documentos.