Ligar o TOConline

A ligação ao TOConline é o que traz as empresas do gabinete e, para cada uma, a lista de documentos em falta. Sem esta ligação, os clientes e as pendências têm de ser registados manualmente.

A ligação faz-se com uma chave de acesso que cada contabilista gera no próprio TOConline. Não há utilizador nem palavra-passe do TOConline a guardar, nem códigos a confirmar.

Gerar a chave no TOConline

Entre no TOConline e abra Chave de Acesso - Secretária Virtual.
Gerar chave de acesso e copie a chave.

Cada contabilista tem uma chave ativa de cada vez: gerar uma nova revoga a anterior no mesmo instante. Se gerar outra depois de guardar esta, a Secretária deixa de conseguir ler - ver Quando o TOConline recusa a chave.

Guardar a chave

Abra A minha conta (no fundo da barra lateral, no seu nome).
Abra o separador Integrações; lá está a secção TOConline.
Cole a chave em Chave de acesso TOConline.
Guardar alterações, no topo da página.

Antes de a guardar, a Secretária pergunta ao TOConline se aceita a chave:

Aceita: aparece Chave guardada. O TOConline dá acesso a N empresas: escolha em baixo as que este gabinete sincroniza e carregue em Sincronizar., a secção passa a mostrar Ligado, e por baixo dela aparece a lista das empresas.
Recusa: aparece O TOConline recusou esta chave. Gere uma nova no TOConline e guarde-a aqui. Nada é guardado. Confirme que colou a chave inteira, ou gere outra.
Não responde: aparece O TOConline não respondeu. Tente de novo mais tarde. Nada é guardado.

A chave fica cifrada e serve só para ler: a Secretária nunca escreve nada no TOConline. Depois de guardar, o campo volta a ficar vazio - com uma chave guardada mostra •••••••• - e a chave não se pode ler de volta.

Guardar a chave não sincroniza nada: nenhuma empresa passa a cliente antes de escolher as do gabinete e carregar em Sincronizar.

Escolher as empresas de cada gabinete

A secção Empresas TOConline, por baixo da chave, lista as empresas a que a sua chave dá acesso. A lista é sua: cada gabinete só sincroniza as empresas que lhe atribuir. Quem pertence a mais de um gabinete decide aqui o que cada um vê.

Ao guardar a chave, nenhuma empresa fica atribuída: é o utilizador que escolhe, gabinete a gabinete, as que cada um sincroniza.

Em Gabinete, escolha o gabinete. É o mesmo que mudar de gabinete na barra lateral: o resto da aplicação passa para esse gabinete.
Marque as empresas - uma a uma, ou todas de uma vez na caixa do cabeçalho. Procurar empresa… filtra a lista pelo nome, sem contar com acentos nem maiúsculas.
Adicionar ao gabinete ou Remover do gabinete. A coluna Neste gabinete mostra Atribuída ou Não atribuída.
Sincronizar.

Remover uma empresa de um gabinete tira o cliente da lista do gabinete, sem o apagar: fica entre os inativos (Mostrar clientes inativos), com o histórico, e deixa de ser sincronizado e de receber pedidos. Os processos em curso desse cliente são cancelados, como em Cancelar processo; se alguma das empresas selecionadas tiver um, a Secretária avisa antes de remover. Enquanto outro membro atribuir a mesma empresa ao gabinete, o cliente fica.

Para o trazer de volta, adicione a empresa ao gabinete e carregue em Sincronizar: o cliente regressa com o histórico.

Uma empresa nova no TOConline só aparece na lista depois de Atualizar lista, como Não atribuída.

Sincronizar

Sincronizar traz o gabinete: primeiro os clientes e os seus contactos - as empresas atribuídas que ainda não eram clientes passam a ser - depois as pendências dos últimos 3 meses de cada cliente, incluindo o mês atual, um cliente de cada vez, para não esgotar o limite de pedidos do TOConline.

Uma janela no centro do ecrã mostra o progresso enquanto decorre: quantos clientes entraram e quantos já tiveram as pendências lidas. Pode fechá-la com Continuar em segundo plano: a sincronização continua, e as listas atualizam-se quando acabar. Enquanto isso, o progresso fica na barra lateral, por baixo do gabinete; clique nele para voltar a abrir a janela.

A sincronização automática, todos os dias, atualiza os clientes que já existem. Nunca cria clientes novos: uma empresa atribuída só passa a cliente quando alguém carrega em Sincronizar (ou em Sincronizar os meus clientes, em Clientes).

Quando o TOConline recusa a chave

Uma chave guardada pode deixar de valer: foi revogada no TOConline, ou alguém gerou uma nova na mesma conta. Na primeira vez que o TOConline a recusa, as sincronizações deixam de a usar:

a secção TOConline mostra Chave recusada e diz quando o TOConline a recusou;
o painel abre o aviso Ligação ao TOConline perdida, com Guardar a chave atual, que abre A minha conta.

Para retomar, guarde a chave que está ativa no TOConline - a que gerou depois desta, ou uma nova, gerada agora. As sincronizações voltam a usá-la a partir daí.

Remover a chave

Com uma chave guardada, Remover chave no cabeçalho da secção TOConline. Aparece Chave removida. e as sincronizações deixam de a usar. Remover não pede a palavra-passe desta aplicação. A lista de empresas e o que atribuiu a cada gabinete saem com ela; os clientes já criados ficam, mas deixam de ser sincronizados com a sua chave.

Para que a chave deixe de valer também no TOConline, revogue-a lá.

O que a sincronização lê

As empresas atribuídas ao gabinete, com o estado de cada uma (só as ativas entram; as que o TOConline dá como em manutenção são saltadas, sem ficarem inativas).
Para cada empresa, as faturas e-fatura por associar do período: quem emitiu, número, tipo (FT, FR, NC…), data e valor.
As faturas já associadas no período, para fechar as pendências correspondentes. O TOConline não diz quando foram lançadas: a pendência fecha com a data da sincronização que as viu.
Os movimentos bancários do período, um mês de cada vez.
A ficha da empresa: designação, NIF e o email de contacto. Lida quando a empresa é ligada e depois uma vez por mês. O que uma leitura anterior trouxe além disso - morada, tipo de sociedade, periodicidade do IVA - continua no separador Definições do cliente, mas já não é atualizado.