O painel

O Painel é a primeira coisa que abre e responde a uma pergunta: a quem falta o quê, e quem não está a responder?

Painel

Três números por cima de tudo o resto: Documentos recebidos (e como se compara aos 30 dias anteriores), Documentos em falta e de quantos clientes são, e Pedidos por aprovar. Este resumo permite avaliar rapidamente o estado do gabinete no início do dia.

O que precisa de fazer agora

Por baixo do resumo, uma lista curta - no máximo três linhas - com o que hoje está à sua espera, por ordem de urgência:

Linha	Aparece quando	Leva a
Cliente: o processo terminou sem os documentos todos	Um processo chegou ao dia limite e ficaram documentos em falta. Com vários clientes nessa situação, uma linha só: N clientes sem mais insistências antes do prazo	A ficha desse cliente (`Abrir cliente`); com vários, `Comunicações`
Rever N pedidos antes do envio	Há emails preparados à espera de confirmação	`Por aprovar` (`Rever pedidos`)
Solicitar os documentos de cliente	Há um cliente em risco ou atrasado	A ficha desse cliente
Emails por atribuir	Chegou correio que não foi ligado a nenhum cliente	`Por identificar`
N clientes sem ninguém a insistir	Passaram o prazo de silêncio e não têm lembrete marcado	`Comunicações`

A primeira linha vem sempre à frente, com a marca Em risco: para esse cliente já não sai mais nenhuma insistência, e o prazo está perto. Diz quantos documentos faltam e o dia limite, e desaparece sozinha quando se inicia um processo novo ou os documentos chegam. Ver Quando o processo termina com documentos em falta.

Na linha Solicitar os documentos de cliente, é apresentado o cliente com maior nível de risco na carteira, segundo o risco do prazo (a seguir), e Abrir cliente entra na ficha com o seletor de período em Tudo - a pergunta é o atraso do cliente, não um mês dele. Ver o seletor de período.

Sem nada em espera, a lista diz Nada à sua espera - a Secretária continua a tratar do seguimento sozinha.

O que a Secretária já fez

Por baixo, uma faixa resume as ações realizadas automaticamente pela Secretária Virtual - N lembretes enviados hoje, e quantos documentos continuam em falta. Ver seguimentos abre Comunicações, onde está cada processo em curso.

Depois, dois blocos lado a lado: Clientes que precisam de atenção - os piores da carteira, cada um com Iniciar processo (ou Adicionar ao processo, se já houver um) à mão - e Atividade recente, o registo do que foi acontecendo. Cada linha diz o que aconteceu e sobre quem - o cliente, e o documento quando o evento é de um documento -, e continua em Auditoria.

A lista de clientes

Clientes, na barra lateral, é a carteira inteira num ecrã.

Clientes

No topo, Sincronizar período, Sincronizar os meus clientes (traz as empresas do TOConline para a lista), Importar clientes e Novo cliente; a seguir, os mesmos três números do painel: clientes ativos, documentos em falta e a percentagem de documentação entregue.

A tabela é a entrega por cliente:

Coluna	O que mostra
Cliente	Designação e responsável, ou Sem responsável. Abre a ficha.
Documentação	Quantos documentos do período já chegaram, em percentagem e em barra.
Prazo	O risco do prazo: `Em dia`, `Apertado`, `Em risco`, `Fora de prazo`. Ver O risco do prazo.
Resposta	`Respondeu` se houve resposta depois do último pedido; `Sem resposta` se não. `Por aprovar` quando o cliente tem um email retido à espera de aprovação.

Escolhida uma linha, o cartão por baixo mostra esse cliente sozinho - NIF, software, documentos em falta, entrega, último contacto - com Iniciar processo (ou Adicionar ao processo) e Abrir ficha do cliente.

O risco do prazo

A coluna Prazo não é uma contagem de dias: é uma previsão. Compara os documentos que ainda faltam com o ritmo a que esse cliente os tem enviado nos últimos dias, e pergunta se chegam a tempo do dia limite do período mais antigo em aberto.

	O que quer dizer
`Em dia`	Não falta nada, ou ao ritmo atual chega tudo com folga.
`Apertado`	Chega a tempo, mas sem margem: um dia parado põe-no em risco.
`Em risco`	Ao ritmo atual o prazo passa com documentos em falta.
`Fora de prazo`	O prazo já passou e continuam a faltar documentos. Não é previsão.

Um cliente com pendências sem data - escritas à mão, já que a importação recusa uma linha sem dia - não tem prazo a falhar, por isso fica Em dia até uma pendência com data lhe dar um.

Um cliente cujo processo terminou no dia limite com documentos em falta fica, no mínimo, Em risco - seja qual for o ritmo, ninguém lhe vai insistir mais - ou Fora de prazo, se o prazo já passou.

O resumo semanal por email

Quem não quiser abrir a aplicação todas as manhãs pode receber o essencial: em Definições → Notificações, ligue Receber o resumo.

Chega à segunda-feira de manhã, sobre os sete dias anteriores, e traz seis linhas: quantos clientes enviaram documentos, quantos documentos chegaram e quantos foram úteis, quantas pendências abriram e fecharam, quantas continuam em aberto, quantos clientes com documentos em falta não deram sinal, e quantos estão em risco de não ter os documentos a tempo do prazo.

Se algum processo terminou no dia limite com documentos em falta, o resumo acrescenta N clientes sem mais insistências antes do prazo, com documentos em falta:, seguido dos nomes desses clientes.

A subscrição é de cada pessoa e de cada gabinete: ninguém recebe nada até ligar, e desligar apaga a inscrição. Uma semana parada recebe email na mesma - o silêncio é a notícia.

Os números são os clientes que cada pessoa vê: o proprietário e o administrativo recebem o gabinete inteiro; um contabilista recebe os seus clientes e os que não estão atribuídos a ninguém, tal como em Clientes. Quem sai do gabinete deixa de o receber.

Sincronizar um período inteiro

A sincronização nocturna lê o período em curso de cada cliente. Para o resto - fechar agosto já em setembro, por exemplo - carregue em Sincronizar período, em Clientes, escolha o mês na janela que abre e confirme com Sincronizar: lê esse período para todos os clientes que entram na sincronização, de uma vez.

Por cima do período, Clientes diz quem entra. Por omissão são todos; para ler só alguns, abra a lista, procure e desmarque os que não quer - Limpar seleção desmarca os que a pesquisa mostra, e Selecionar todos volta a marcá-los. Só esses clientes são lidos, e o progresso conta só esses. Uma sincronização só de alguns clientes não importa empresas novas do TOConline: para isso use Sincronizar os meus clientes.

Os clientes com Sincronizar com o TOConline desligado na ficha não aparecem na lista; a janela diz quantos ficaram de fora. Ver Deixar um cliente fora da sincronização.

O trabalho vai para a fila e corre em segundo plano. Numa carteira com muitos clientes, a sincronização pode demorar alguns minutos. Não é necessário manter esta página aberta enquanto a sincronização decorre - as pendências aparecem à medida que cada cliente é lido.

Os filtros da lista

Por cima da tabela, um separador por pergunta, cada um com a sua contagem:

Todos - a carteira inteira.
Com pendências - só quem tem documentos em falta.
Sem resposta - pediu-se, e o cliente ainda não deu sinal. É por aqui que se começa o dia.
Críticos e Em atraso - os que o prazo já aperta.
Resolvidos - foram-lhes pedidos documentos e já os enviaram todos. Um cliente a quem nunca se pediu nada só aparece em Todos.
Por aprovar - têm um email retido à espera de aprovação. Só aparece quando há algum.

Uma caixa de pesquisa filtra por designação ou NIF, e o interruptor Mostrar clientes inativos traz de volta as empresas fechadas. Em qualquer página, ⌘K (ou Ctrl K) abre a pesquisa global: um cliente, um NIF, ou um salto para uma página.

O que não aparece

Clientes inativos (a empresa está marcada como inativa no TOConline) ficam fora do painel e da lista. Clientes atribuídos a outro responsável só aparecem à administração. Ver Funções e acessos.