Importar clientes

Sincronizar as empresas

Com pelo menos um membro com a chave de acesso TOConline guardada, entram as empresas que os membros atribuíram ao gabinete:

1. Clientes → Sincronizar os meus clientes.

2. Leia o resultado: N criadas, N ligadas, N ignoradas - e, a seguir, N fichas de empresa lidas, N contactos criados.

O que a sincronização faz:

• Junta as chaves de todos os membros. Uma empresa que só um colega alcança entra na mesma. Se o TOConline recusar a chave de algum, aparece Chaves de membros que o TOConline recusou: N, e as empresas que só essa chave alcança ficam de fora até o proprietário guardar a atual.
• Cria um cliente por empresa ativa, identificado pelo NIF. Uma empresa cujo NIF já existe na lista é ligada ao cliente existente - a designação que o gabinete escreveu mantém-se.
• Lê a ficha de cada empresa - designação, NIF e email de contacto - e cria o contacto com esse email, se o cliente ainda não tiver nenhum.
• Nunca elimina nada.

Nota

A sincronização de empresas corre também sozinha, com a sincronização automática de pendências. Carregar no botão é para não esperar.

Clientes inativos

Uma empresa que o TOConline dá como não ativa não é importada. Um cliente já na lista cuja empresa entretanto fechou é marcado como inativo:

• sai da lista de clientes e do painel;
• deixa de receber pedidos e insistências, manuais ou automáticos;
• mantém o histórico e as pendências, para consulta.

Para os ver, na lista de clientes ligue Mostrar clientes inativos. Se a empresa voltar a estar ativa no TOConline, a sincronização seguinte volta a ativá-la.

Uma empresa que o TOConline dá como em manutenção é saltada: não entra, e um cliente já ligado a ela não fica inativo.

Importar uma lista de clientes

Se já dispõe da lista de clientes numa folha de cálculo, pode importá-la em vez de criar cada cliente manualmente. Em Clientes, Importar clientes: Excel (.xlsx) ou CSV, uma linha por cliente.

1. Descarregar modelo - é o ficheiro que a importação sabe ler, e a versão Excel traz o regime de IVA como lista fechada.

2. Preencha as colunas: Nome (a única obrigatória), NIF, Regime de IVA (Mensal ou Trimestral), Contacto principal, Email do contacto e Telefone do contacto.

3. Carregue o ficheiro e leia a pré-visualização antes de escrever seja o que for: quantas linhas entram, como ficam, e o que cada linha recusada tem de errado.

   

4. Importar N cria exatamente as N linhas que viu.

O que a pré-visualização assinala:

Problema	Linha	Porquê
Sem nome	não entra	A única coluna obrigatória está vazia.
NIF inválido	não entra	Falha o dígito de controlo.
Email inválido	não entra	O endereço do contacto não é um endereço.
NIF repetido no ficheiro	só a primeira entra	Duas linhas para a mesma empresa.
Cliente já existente	não entra	Já há um cliente com esse NIF na lista.
Regime não reconhecido	entra como mensal	O texto não é Mensal nem Trimestral.
Sem contacto	entra	O cliente fica sem ninguém a quem pedir documentos - acrescente-o depois em Contactos.

Até 500 linhas por importação; um ficheiro maior é recusado inteiro, sem importar nenhuma linha. Um NIF que já exista na lista fica de fora, e a pré-visualização já o diz, por isso reimportar o mesmo ficheiro não duplica nada. Os clientes assim criados nascem sem software; se a empresa estiver no TOConline, Sincronizar os meus clientes liga-a pelo NIF.

Criar um cliente manualmente

Novo cliente, no topo da lista de Clientes: designação e NIF. O NIF é validado pelo dígito de controlo. Serve para uma empresa cuja contabilidade está noutro software, ou para experimentar.

Um cliente sem software não tem o que sincronizar - Sincronizar agora não aparece - mas tem período como qualquer outro: as pendências são as que o gabinete escreve ou importa de um ficheiro, e o seletor de período corta a lista da mesma maneira. Um processo iniciado a partir de Tudo cobre todas as pendências abertas de uma vez.

Dia limite dos documentos

O gabinete tem um dia do mês em que precisa dos documentos de um período (Definições → dia 20 por omissão, que é a data legal do IVA). Um cliente que feche as contas mais cedo, ou a quem se deu folga, pode ter o seu: no separador Definições do cliente, Dia limite dos documentos.

Deixar o campo vazio segue o gabinete - é como nasce um cliente novo, e é o caso normal.

O dia decide quatro coisas: até quando um processo insiste (Periodicidade e cadência), quando o painel começa a dizer que o cliente está em risco ou fora de prazo, o prazo que o resumo semanal conta, e a data que a variável __prazo__ escreve no email (Variáveis dos modelos).

Um processo fixa o seu dia limite quando começa: mudar o dia depois só conta para os processos seguintes.

Ligar um cliente manual ao TOConline

Se criou o cliente à mão e a empresa existe no TOConline, basta correr Sincronizar os meus clientes: o NIF coincide e o cliente fica ligado. Em alternativa, no separador Definições do cliente escolha Software → TOConline; o ID da empresa no TOConline é preenchido pela sincronização de empresas.