Como funciona
Cinco palavras chegam para ler qualquer ecrã da aplicação.
Gabinete
Seção intitulada “Gabinete”O espaço do seu escritório de contabilidade. Tudo — clientes, pendências, pedidos, modelos, registo de auditoria — pertence a um gabinete e não é visível de fora dele. Uma pessoa pode pertencer a mais do que um gabinete e alterna entre eles no canto superior esquerdo.
Cliente
Seção intitulada “Cliente”Uma empresa a quem o gabinete faz a contabilidade, identificada pelo NIF. Vem do software de contabilidade (TOConline) ou é criada à mão. Tem contactos, pendências, um histórico e as suas próprias definições de envio.
Pendência
Seção intitulada “Pendência”Um documento que a contabilidade precisa e ainda não tem: uma fatura de fornecedor, uma certidão, uma ata. Cada pendência passa por três estados, e a cor diz tudo:
| Estado | O que significa | Quem o muda |
|---|---|---|
| Pendente | Ainda não chegou. É o que se pede ao cliente. | A sincronização, ao importar |
| Recebida | O gabinete tem o ficheiro. Falta lançá-lo na contabilidade. | Uma fatura lida de um email, um clique em Marcar recebida |
| Associada | Já está no software de contabilidade. Nada a fazer. | A sincronização, ao ver o documento lançado |
Uma pendência Associada sai da lista por omissão — é trabalho acabado.
Período
Seção intitulada “Período”O mês (ou o trimestre, para clientes com IVA trimestral) a que um documento pertence. A sincronização lê um período de cada vez, o pedido cobre um período de cada vez, e o seletor de período no separador de pendências é o que escolhe qual.
O email que sai para o cliente com a lista do que falta. O primeiro chama-se pedido; os seguintes, insistências. Juntos formam um ciclo: começa quando alguém carrega em Enviar pedido (ou quando o envio automático o faz) e termina quando não falta nada — ou quando o plano de insistências chega ao fim.
Como tudo se liga
Seção intitulada “Como tudo se liga”- A sincronização lê o TOConline e cria as pendências de cada cliente.
- O gabinete (ou o automatismo) envia o pedido ao contacto do cliente.
- O cliente responde com as faturas em anexo.
- A Secretária lê os anexos, encontra a pendência certa e marca-a como Recebida.
- O contabilista lança o documento; na sincronização seguinte a pendência passa a Associada e o ciclo fecha.
O que não encaixa em nenhum passo — uma resposta sem anexos, um email de quem não se conhece — cai em Rever, para uma pessoa decidir.