Privacidade e retenção
Quem é quem
Seção intitulada “Quem é quem”O gabinete é o responsável pelo tratamento dos dados das suas empresas-cliente. A Visual Thinking é subcontratante: guarda e processa os dados por conta do gabinete, ao abrigo do contrato de subcontratação.
O que fica guardado
Seção intitulada “O que fica guardado”| Dado | Onde aparece | Quanto tempo |
|---|---|---|
| Nome e email dos membros | A minha conta, Membros | Enquanto a conta existir |
| Designação e NIF dos clientes | Clientes | Enquanto o cliente existir |
| Nome, email e telefone dos contactos | Contactos | Enquanto o contacto existir |
| Fornecedor, número, data e valor das pendências | Pendências | Resolvidas: 5 anos. Abertas: nunca expiram. |
| Pedidos enviados (para quem, quando, que documentos, assunto e corpo do email) | Histórico | 5 anos |
| Texto dos emails recebidos | Histórico, Por identificar | 24 meses; depois fica só a prova de receção (remetente, data, assunto) |
| Ficheiros anexados | Pendências (descarregar), Histórico | Até a pendência ficar Associada; a cópia é então apagada |
| Registo de auditoria | Auditoria | 5 anos |
O corpo dos emails enviados é guardado, cifrado, tal como saiu - num envio direto e num que passou pela fila de aprovação - e fica os mesmos 5 anos do pedido. Um envio sujeito a aprovação guarda ainda o email retido, o que se lê e edita antes de aprovar: fica enquanto o cliente existir.
Porque a cópia da fatura é apagada
Seção intitulada “Porque a cópia da fatura é apagada”Quando a pendência passa a Associada, o documento já está no software de contabilidade e deixa de ser necessário conservar uma segunda cópia na Secretária Virtual - é minimização. O apagamento fica na auditoria como Ficheiro purgado.
Direito a não ser contactado
Seção intitulada “Direito a não ser contactado”Um contacto que peça para não receber emails marca-se Não contactar na ficha do cliente. Sai de todas as rotações a partir desse momento, e a data e o autor ficam na auditoria. Ver Contactos.
Consultar e eliminar os seus dados
Seção intitulada “Consultar e eliminar os seus dados”Eliminar um cliente elimina as suas pendências, contactos e histórico. O registo de auditoria conserva as linhas que o mencionam - mantendo apenas o registo das ações, sem os dados eliminados do cliente - porque é a prova de que aconteceram.
Para um pedido de acesso aos dados de um titular, o histórico e a ficha do cliente contêm tudo o que a aplicação tem sobre ele.