Privacidade e retenção

Quem é quem

O gabinete é o responsável pelo tratamento dos dados das suas empresas-cliente. A Visual Thinking é subcontratante: guarda e processa os dados por conta do gabinete, ao abrigo do contrato de subcontratação.

O que fica guardado

Dado	Onde aparece	Quanto tempo
Nome e email dos membros	A minha conta, Membros	Enquanto a conta existir
Designação e NIF dos clientes	Clientes	Enquanto o cliente existir
Nome, email e telefone dos contactos	Contactos	Enquanto o contacto existir
Fornecedor, número, data e valor das pendências	Pendências	Resolvidas: 5 anos. Abertas: nunca expiram.
Pedidos enviados (para quem, quando, que documentos)	Histórico	5 anos
Texto dos emails recebidos	Histórico, Rever	24 meses; depois fica só a prova de receção (remetente, data, assunto)
Ficheiros anexados	Pendências (descarregar), Histórico	Até a pendência ficar Associada; a cópia é então apagada
Registo de auditoria	Auditoria	5 anos

O corpo dos emails enviados não é guardado: reconstrói-se do modelo e da lista de documentos da altura.

Nota

O NIF de um empresário em nome individual é um dado pessoal. A aplicação trata todos os NIFs da mesma forma, sem distinção.

Porque a cópia da fatura é apagada

Quando a pendência passa a Associada, o software de contabilidade passou a ter o documento. Guardar uma segunda cópia deixaria de ter propósito — é minimização. O apagamento fica na auditoria como Ficheiro purgado.

Direito a não ser contactado

Um contacto que peça para não receber emails marca-se Não contactar na ficha do cliente. Sai de todas as rotações a partir desse momento, e a data e o autor ficam na auditoria. Ver Contactos.

Direito de acesso e apagamento

Eliminar um cliente elimina as suas pendências, contactos e histórico. O registo de auditoria mantém as linhas que o mencionam — sem os dados, só o facto de terem existido ações — porque é a prova de que aconteceram.

Para um pedido de acesso aos dados de um titular, o histórico e a ficha do cliente contêm tudo o que a aplicação tem sobre ele.