Primeira sincronização

Com a chave de acesso guardada e as empresas importadas, a primeira sincronização de um cliente é o momento em que a lista de documentos em falta aparece.

Sincronizar

1. Abra um cliente ligado ao TOConline → separador Pendências.

   

2. Confirme o período no seletor (por omissão, o atual).

3. Sincronizar.

4. Leia o resultado: N importadas, N recebidas, N associadas.

Número	O que conta
importadas	Documentos em falta que ainda não estavam na lista. Entram como Pendente.
recebidas	Das importadas, quantas já tinham chegado por email antes de alguém as pedir - a Secretária guardou o ficheiro à espera. Entram como Recebida.
associadas	Documentos que o TOConline já dá como lançados. Fecham como Associada.

Uma sincronização que não muda nada é, mesmo assim, notícia: a data Última atualização do período avança, e o ponto do período no seletor muda de cinzento para verde ou amarelo.

Se a chave for recusada

Se o TOConline recusar a sua chave de acesso - foi revogada, ou gerou outra entretanto - as sincronizações deixam de a usar até guardar a chave atual em A minha conta. Ver Quando o TOConline recusa a chave.

O seletor de período

As setas andam um período para trás e para a frente; o botão do meio abre o seletor. À esquerda, os períodos do cliente no ano; à direita, um calendário para escolher datas soltas.

Cada período tem um ponto:

Ponto	Significado
⚪ cinzento	Nunca foi sincronizado. A lista vazia não quer dizer nada.
🟡 amarelo	Sincronizado; ainda faltam documentos.
🟢 verde	Sincronizado; não falta nada - incluindo quando o período estava vazio.

Os meses ainda por vir não têm ponto: nada pode ter sido sincronizado.

A mesma tabela está no fundo da coluna do seletor, por baixo de Últimos 3 anos, para não ser preciso vir aqui confirmar a cor.

No calendário, à direita, cada dia com documentos datados leva também um ponto - amarelo enquanto algum estiver em falta, verde quando todos os desse dia chegaram. Dias sem documentos ficam limpos, que são a maioria.

Ano inteiro e Últimos 3 anos mostram e pedem tudo o que esses anos têm em aberto.

Tudo

Entrando na ficha a partir de O que precisa de fazer agora, no painel, o seletor abre em Tudo: a lista mostra todos os períodos ao mesmo tempo, que é o que essa pergunta merece - o cliente está atrasado, não um mês dele.

Tudo não é uma janela que o servidor aceite, por isso dois botões derivam-na dos próprios documentos:

• Iniciar processo pede do documento em aberto mais antigo ao mais recente. É esse intervalo que fica no email e no processo, que insiste até ao próximo dia limite ainda por vir.
• Sincronizar lê os meses inteiros desse intervalo: as fontes são lidas mês a mês, e uma janela que começasse a meio deixaria os primeiros dias por ler.

Recuperar o passado

Um cliente novo tem meses de pendências por trás. Ande com a seta para o período que quer e Sincronizar em cada um. Ou escolha Últimos 3 anos e sincronize de uma vez - demora mais, mas é um clique.

A sincronização automática

A partir daqui a Secretária sincroniza sozinha, todos os dias, o período atual de cada cliente ligado ao TOConline. Não cria clientes novos: uma empresa atribuída ao gabinete só passa a cliente quando alguém sincroniza.

Os períodos anteriores que já foram sincronizados e ainda têm documentos em falta são também relidos regularmente: um documento de março que o cliente só entregou em setembro fica Associada sem ninguém abrir março à mão. Cada período é relido com a chave de quem o sincronizou da última vez - a pessoa que se sabe ter acesso a essa empresa.

O botão Sincronizar serve para não esperar.

Deixar um cliente fora da sincronização

Nem todos os clientes têm de ser lidos todos os dias. No separador Definições do cliente, secção Ligação ao software, o interruptor Sincronizar com o TOConline (só aparece nos clientes ligados ao TOConline) vem ligado, como em todos os clientes que já existiam. Desligado, o cliente fica de fora:

• da sincronização automática, incluindo a que relê os períodos anteriores;
• de Sincronizar período, em Clientes, que nem o oferece na lista de clientes e conta quantos ficaram de fora.

Continua a poder ser sincronizado a partir da própria ficha, no separador Pendências: o interruptor é sobre as sincronizações de todos, não impede ninguém de ler este cliente quando precisa. As empresas do TOConline continuam a ser ligadas à lista pelo NIF - o cliente não deixa de estar ligado.

Para ler só alguns clientes uma vez, sem mexer nas fichas, escolha-os em Sincronizar um período inteiro.

Próximo passo

Com a lista à frente, inicie o primeiro processo.