Conta e gabinete

Criar a conta

1. Abra o endereço da sua Secretária Virtual e escolha Criar conta.

   

2. Preencha nome, email e palavra-passe (pelo menos 8 caracteres, e nada fácil de adivinhar como 12345678). O número de telefone é opcional.

3. Carregue em Criar conta.

Nota

Se o registo direto não estiver disponível no seu caso, a conta cria-se a partir do convite que recebeu por email - o link abre diretamente o formulário e liga a conta ao gabinete que o convidou.

Criar o gabinete

Após o registo, é necessário criar ou associar um gabinete antes de continuar.

Escreva o nome e carregue em Criar. É o nome que os clientes vêem nos pedidos. Utilize a designação pela qual os seus clientes conhecem o gabinete.

Tudo o que fizer a seguir pertence a este gabinete. Se pertencer a mais do que um, alterna entre eles no seletor do canto superior esquerdo.

Verificação em dois passos

Se a palavra-passe for comprometida, outra pessoa poderá aceder à conta. Em A minha conta → Segurança, a verificação em dois passos acrescenta um código de seis dígitos, gerado pela aplicação autenticadora do telemóvel (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password e outras).

1. Ativar e confirme a palavra-passe da conta.

2. Leia o código QR com a aplicação autenticadora. Sem câmara, escreva a chave que aparece ao lado.

   

3. Escreva os seis dígitos que a aplicação mostra. Só a partir daqui a conta passa a pedir o código.

4. Guarde os códigos de recuperação. Só são mostrados uma vez - Copiar códigos ou Transferir. Guarde-os num local seguro e separado da palavra-passe.

   

Nas entradas seguintes, depois da palavra-passe, a aplicação pede o código. Pode marcar Confiar neste dispositivo para não o repetir durante 30 dias nesse navegador.

Sem o telemóvel

Os códigos de recuperação permitem entrar sem utilizar a aplicação autenticadora. Cada código só pode ser usado uma vez. Guarde-os fora do computador onde entra. Se ficar sem eles e sem o telemóvel, um Proprietário ou Administrativo do gabinete não os consegue repor: a verificação desliga-se com a palavra-passe, a partir de uma sessão já aberta.

Convidar colegas

Em Definições, na aba Equipa e acessos, na secção Membros:

1. Convidar membro.
2. Email da pessoa e a função que vai ter (ver abaixo).
3. Enviar convite. O convite fica em Convites pendentes até ser aceite; pode copiar o link e enviá-lo por outro meio. Um convite que passou da validade fica marcado Expirado: o link já não abre, e Reenviar convite envia um novo no lugar dele.

As funções

Função	Vê	Gere
Proprietário	Todos os clientes	Tudo, incluindo membros e definições
Administrativo	Todos os clientes	Membros e definições
Contabilista Certificado	Os clientes de que é responsável e os sem responsável	As suas pendências e pedidos
Contabilista Não Certificado	Idem	Idem

Um cliente com Responsável atribuído só é visível a esse responsável e à administração. Sem responsável, todos os membros o vêem. Detalhe em Funções e acessos.

A chave de acesso TOConline é pessoal

Cada membro guarda a sua em A minha conta. A sincronização do gabinete usa a soma de todas - por isso convidar um colega que tem acesso a empresas que você não tem é a forma de as trazer para o gabinete.