Indicadores

Indicadores responde à pergunta do fim do mês: isto está a funcionar?

Escolher o que se mede

Em cima: o Período (este mês, o anterior, 3, 6 ou 12 meses, este ano, tudo, ou datas à escolha) e a Carteira (todo o gabinete, os meus clientes, sem responsável). Cada número compara-se com o período anterior do mesmo tamanho.

As secções

Onde está o trabalho — o que falta agora, por tipo de documento e por há quanto tempo espera. Não depende do período: é o estado atual.

Pulso do intervalo — entradas, fechos e o que ficou em aberto, dia a dia. A Variação líquida diz se o gabinete está a ganhar ou a perder terreno.

Velocidade — quanto tempo os clientes levam a entregar depois de pedidos: mediana, P90 e pior caso. E se está a melhorar.

Como o trabalho fecha — quem fechou cada pendência: QR, ATCUD em texto, OCR, sincronização, ou à mão. O Fecho automático é a percentagem que ninguém teve de tocar.

Pedidos e insistências — quantos saíram, quantos eram primeiros pedidos e quantos insistências, até que passo do plano foi preciso ir, e quantos Pedidos por documento foram necessários.

Entrada de documentos — mensagens recebidas, quantas com autenticação válida, ficheiros, e quantos foram reconhecidos como fatura.

Clientes com mais trabalho — onde estão as pendências e quanto custa cobrá-las. Cada bolha é um cliente; o tamanho é quantos pedidos foram precisos.

Todos os números — a tabela completa, para quando o gráfico não chega.

Três números para olhar todas as semanas

1. Sem resposta — clientes a quem se pediu e não responderam. Se sobe, são telefonemas a fazer.
2. Mediana até receção — se sobe de mês para mês, a cadência está a perder eficácia; considere um plano com escalada.
3. Fecho automático — se desce, os clientes estão a enviar faturas que a Secretária não consegue ler. Peça-lhes PDFs originais em vez de fotografias.